Sistem Just in Time

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Sistem Just-In-Time (JIT)

konsep dasar system produksi tepat waktu (just-in-time = JIT) adalah memproduksi output yang diperlukan, pada waktu dibutuhkan oleh pelanggan, dalam jumlah sesuai kebutuhan pelanggan, pada setiap tahap proses dalam system produksi, dengan cara yang paling ekonomis atau paling efisien.

Dalam situasi persaingan pasar global yang sangat kompetitif sekarang ini, di mana pasar menetapkan harga (produsen harus mengikuti harga pasar yang berlaku) serta pelanggan hanya membeli produk pada saat dibutuhkan dengan harga kompetitif pada tingkat kualitas yang diinginkan. Strategi produksi tepat waktu (just-in-time) lebih tepat dibandingkan strategi produksi konvensional.

System produksi tepat waktu (just-in-time production system) pada awalnya dikembangkan dan dipromosikan oleh Toyota motor corporation di jepang, sehingga sering disebut juga sebagai system produksi Toyota. Strategi ini kemudian diadopsi oleh banyak perusahaan jepang, terutama setelah krisis minyak dunia pada tahun 1973. tujuan utama dari system produksi tepat waktu ini adalah mengurangi ongkos produksi dan meningkatkan produktivitas total industri secara keseluruhan dengan cara menghilangkan pemborosan (waste) secara terus-menerus (lihat john a. white: production handbook, Georgia institute of technology, 1987).

System produksi just-in-time (JIT) diterapkan pada seluruh system industri modern sejak proses rekayasa (engineering), pemesanan material dari pemasok (suppliers), manajemen manajemen material dalam industri, proses fabrikasi industri, sampai distribuusi produk industri kepada pelanggan. Tampak bahwa system industri modern berorientasi pada kepuasan pelanggan dengan jalan mengintegrasikan ketiga komponen utama, yaitu: pemasok material (input), proses fabrikasi (factory process), dan pelanggan (customers) sebagai satu system yang utuh.

Beberapa sasaran utama yang ingin dicapai dari system produksi just-in-time, adalah: (1) reduksi scrap dan rework, (2) meningkatkan jumlah pemasok yang ikut just-in-time, (3) meningkatkan kualitas proses industri (orientasi zero defect), (4) mengurangi inventori (orientasi zero inventory), (5) reduksi penggunaan ruang pabrik, (6) linearitas output pabrik (berorientasi pada tingkat yang konstan selama waktu tertentu), (7) reduksi overhead, dan (8) meningkatkan produktivitas total industri secara keseluruhan.

Untuk dapat menerapkan strategi just-in-time, system informasi dalam industri harus bersifat transparan dan komprehensif, dimana beberapa mode informasi yang diperlukan adalah: (1) daftar pemasok material dalam program just-in-time, (2) laporan kualitas yang komprehensif dalam perusahaan, (3) laporan secara rutin kepada pemasok material dan departemen pembelian material dari perusahaan, serta (4) pertemuan secara periodik dengan setiap pemasok material.

Agar strategi just-in-time yang diterapkan menjadi efektif, tentu saja perlu dibuat tindakan korektif dalam program ini apabila berjalan tidak sesuai dengan harapan. Beberapa tindakan korektif dalam program just-in-time adalah: (1) membuat daftar masalah kepada pemasok material, (2) meminta komitmen pemasok untuk menyelesaikan masalah, (3) memberikan dukungan teknik dan manajemen kepada pemasok apabila diperlukan, (4) diskualifikasi pemasok material itu apabila tidak ada respons terhadap masalah dalam waktu tertentu, (5) melakukan inspeksi secara berkala, dan (6) diskualifikasi terhadap pemasok yang tidak melakukan peningkatan atau perbaikan kualitas terus-menerus. Skema system produksi just-in-time ditunjukan dalam gambar 1.1

Dari gambar 1.1 tampak bahwa sasaran dari strategi produksi just-in-time (JIT) adalah reduksi biaya dan meningkatkan arus perputaran modal (capital turnover ratio) dengan jalan menghilangkan setiap pemborosan (waste) dalam system industri. JIT harus dipandang sebagai sesuatu yang lebih luas daripada sekedar  suatu program pengendalian inventori. JIT adalah suatu filosofi yang berfokus pada upaya untuk menghasilkan produk dalam jumlah yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan, pada tempat dan waktu yang tepat.

Tujuan utama JIT adalah menghilangkan pemborosan melalui perbaikan terus-menerus (continuous improvement). Dibawah filosofi JIT, segala sesuatu baik material, mesin dan lain-lain yang tidak memberikan nilai tambah pada produk disebut pemborosan (waste). Nilai tambah produk, merupakan kata kunci dalam JIT. Nilai tambah pada produk diperoleh hanya melalui aktivitas aktual yang dilakukan langsung pada produk, dan tidak melalui: pemindahan, penyimpanan, penghitungan, dan penyortiran produk, tidak menambah nilai pada produk itu, tetapi merupakan biaya, dan biaya yang dikeluarkan tanpa memberikan nilai tambah pada produk merupakan pemborosan (waste).

Pada dasarnya system produksi JIT mempunyai enam tujuan dasar sebagai berikut:

1.       Mengintegrasikan dan mengoptimumkan setiap langkah dalam proses manufacturing.

2.       Menghasilkan produk berkualitas sesuai keinginan pelanggan.

3.       Menurunkan ongkos manufakturing secara terus-menerus.

4.       Menghasilkan produk hanya berdasarkan permintaan pelanggan.

5.       Mengembangkan fleksibilitas manufacturing.

6.       Mempertahankan komitmen tinggi untuk bekerja sama dengan pemasok dan pelanggan.

Untuk memahami filosofi JIT secara lengkap, kita harus memahami pendekatan JIT pada kualitas dan pengendalian kualitas (quality control). Secara tradisional, para pembuat produk (manufacturers) biasanya melakukan inspeksi terhadap produk setelah produk itu selesai dibuat (setelah berbentuk jadi), dengan jalan menyortir produk yang baik dari yang jelek (menyortir produk yang memenuhi syarat dari yang tidak memenuhi syarat), kemudian mengerjakan ulang (rework) bagian-bagian yang cacat atau tidak memenuhi syarat itu. JIT justru bertujuan mencegah pendekatan pada pengendalian kualitas secara tradisional di atas. Pandangan JIT adalah: jangan membuang-buang waktu dengan hanya menyortir bagian-bagian yang baik dari yang jelek atau bagian-bagian yang memenuhi syarat dari yang tidak memenuhi syarat, tetapi pergunakanlah waktu itu untuk mencegah memproduksi bagian-bagian yang jelek atau tidak memenuhi syarat itu. Dengan kata lain, falsafah JIT adalah: Kerjakanlah Secara Benar Sejak Awal (Do It Right The First Time).

Pendekatan JIT pada pengendalian kualitas terpadu (Total Quality Control = TQC) bertujuan untuk membangun suatu sikap yang berdasarkan pada tiga prinsip utama, yaitu:

1. Prinsip pertama: output yang bebas cacat adalah lebih penting daripada output itu sendiri.
2. Prinsip kedua: cacat, kesalahan-kesalahan, kerusakan, kemacetan, dll., dapat dicegah.
3. Prinsip ketiga: tindakan pencegahan adalah lebih murah daripada pekerjaan ulang (rework).

Dari Gambar 1.1 dapat diketahui bahwa untuk menghilangkan pemborosan, kita perlu menciptakan aliran produksi kontinu, dalam pengertian bahwa proses produksi perlu dibuat stabil, dimana semakin lancar aliran produksi itu akan semakin baik. Aliran produksi kontinu ini dapat dilaksanakan dengan menggunakan sistem produksi JIT yang dibantu dengan sistem autonomous. Pengertian autonomous di sini tidak sekedar berupa penggunaan alat-alat otomatis tetapi lebih merupakan suatu sikap untuk menghentikan proses produksi secara otomatis apabila ditemukan adanya bagian-bagian yang cacat dalam system produksi itu. Dengan demikian bagian-bagian yang cacat itu sejak awal telah disingkirkan secara otomatis, dan tidak dibiarkan lolos sampai menjadi produk cacat yang merupakan pemborosan.

Dari sini tampak bahwa JIT memberikan tanggung jawab yang lebih besar kepada pekerja, di mana mereka secara langsung diberi kewenangan untuk tidak meloloskan bagian-bagian yang tidak memenuhi syarat dalam proses produksi itu. Pengendalian kualitas semacam ini dilakukan melalui kerja sama (kontrol melalui teamwork) serta menggunakan peralatan otomatis yang secara awal mampu memberikan signal mengenai adanya proses yang menghasilkan bagian-bagian yang tidak memenuhi syarat dan secara otomatis alat itu mampu menghentikannya. Di pabrik-pabrik modern, peralatan otomatis ini telah dipergunakan, misalnya telah diprogram bahwa apabila ada bagian-bagian yang tidak memenuhi standar yang telah ditetapkan, secara otomatis proses akan berhenti (mesin mati, dll.).

 

Dari Gambar 1.1 juga tampak bahwa sistem produksi JIT menggunakan metode produksi yang berorientasi pada: inventori minimum, waktu setup dan peralatan yang pendek, penciptaan pekerja multifungsional (memiliki keterampilan multifungsi), serta penyelesaian pekerja dalam siklus waktu (cycle time) yang pendek sesuai standar yang ditetapkan. Sistem produksi JIT menggunakan aliran informasi berupa kanban berbentuk kartu atau peralatan lainnya seperti lampu, dll. Kanban dalam bahasa jepang berarti visual record or signal. Dengan demikian aliran informasi dalam sistem produksi JIT menggunakan kartu-kartu yang berisi catatan-catatan singkat yang mendukung metode produksi JIT itu.

TOYOTA mengembangkan sistem kanban untuk memindahkan material dalam suatu lingkungan yang terkontrol melalui pengendalian penggunaan parts itu. Sistem produksi Toyota (JIT) itu merupakan hasil dari suatu proses evolusioner selama bertahun-tahun sejak mulai diterapkan pertama kali pada awal decade tujuhpuluhan. Toyota telah memperoleh pengakuan dunia industri tentang keberhasilannya mengurangi inventori sampai pada tingkat minimum (orientasi zero inventory), maskipun pada masa awal masih dianggap sebagai suatu impian dalam dunia industri. Impian tentang inventori minimum dalam dunia industri telah menjadi kenyataan berkat jasa Toyota. Karena itulah, sistem produksi JIT disebut juga sebagai sistem produksi Toyota.

Contoh penerapan strategi produksi Just-in-time (JIT) telah berhasil dilakukan oleh perusahaan TOYOTA di jepang, yang pada saat ini menduduki peringkat atas dalam daftar 200 perusahaan terbesar di jepang. TOYOTA merupakan salah satu perusahaan yang paling banyak meraih keuntungan di jepang. Namun pihak manajemen belum merasa puas terhadap hasil kerja yang telah diraih itu. Pihak manajemen TOYOTA sering kali melakukan pengurangan penggunaan tenaga kerja dari beberapa divisi yang ada dalam perusahaan, kemudian membebani tenaga kerja yang tinggal itu untuk menghidupkan perusahaan.  Setelah pengurangan tenaga jumlah tenaga kerja, pekerja yang ada akan berusaha keras dan mencari gagasan baru guna mempertahankan tingkat produksi yang sama seperti sebelum adanya pengurangan tenaga kerja itu. Pengurangan tenaga kerja di sini tidak berarti pemecatan (pemutusan hubungan kerja = PHK), tetapi pekerja-pekerja itu dipindahkan ke tempat kerja lain atau menciptakan unit kerja baru yang produktif. TOYOTA pernah menutup salah satu gudang pemasok (supplier’s warehouse) yang tadinya menyimpan material untuk TOYOTA, dan mulai mengangkut material langsung dari pabrik pemasok ke pabrik TOYOTA. Dengan dukungan TOYOTA, pemasok itu juga menerapkan strategi produksi just-in-time.

Beberapa manfaat yang diperoleh perusahaan-perusahaan industri di Amerika Serikat maupun di Jepang setelah menerapkan strategi produksi JIT dapat dilihat dalam Tabel 1.1, sedangkan sasaran prestasi yang dicapai apabila menerapkan strategi produksi JIT ditunjukan dalam Tabel 1.2.

Tabel 1.1. Ringkasan Manfaat Strategi Produksi Just-In-Time (JIT)

Item	Perbaikan
	Persen Agregat (3-5 tahun)	Persen Tahunan (1 tahun)
Reduksi Siklus Waktu Manufacturing : Rediksi Inventori: ·         Maerial (Bahan baku) ·         Barang setengah jadi (work-in-process = WIP) ·         Produk akhir (barang jadi) Reduksi Ongkos Tenaga Kerja: ·         Langsung ·         Tak-langsung Reduksi Kebutuhan Ruang Reduksi Ongkos Kualitas Reduksi Ongkos Material	80 – 90 35 – 70 70 – 90 60 – 90 10 – 50 3 – 20 40 – 80 25 – 60 5 – 25	30 – 40 10 – 30 30 – 50 25 – 60 20 – 60 3 – 20 25 – 50 10 – 30 2 – 10

Sumber: George W. Plossl, Just-In-Time: A Special Roundtable, Atlanta, 1985

Tabel 1.2. Ukuran Sasaran Prestasi Strategi Produksi Just-In-Time (JIT)

Sasaran Just-In-time	Ukuran Prestasi
	Rendah	Sedang	Tinggi
Arus Perputaran Inventori (Inventory Turnover Ratio) WIP dalam Proses Produksi Reduksi Siklus Waktu (Cycle Time Reduction) Reduksi Scrap & Rework Reduksi Basis Pemasok (Supplier Base Reduction) Banyaknya Pemasok yang Mengikuti Strategi Produksi JIT Perbaikan Kualitas (Quality Improvement) Banyaknya Bagian (parts) yang Diterima Tanpa Inspeksi Reduksi Ruang Pabrik Linearitas Output Pabrik Peningkatan Produktivitas (Productivity Improvement) Reduksi Overhead	< 10x 2 minggu 25 % 30 % 25 % 25 % 50 % 25 % 25 % 85 % 25 % 20 %	10 – 25x 1 minggu 25-75 % 30-80 % 25-50 % 25-75 % 90 % 25-75 % 25-50 % 85-97 % 25-50 % 20-50 %	> 25x 1 hari > 75 % > 80 % > 50 % > 75 % 100 % > 75 % > 50 % > 97 % > 50 % > 50 %

Sumber: Arnaldo Hernandez, Just-In-Time Manufacturing, New Jersey, 1985

Catatan:

·         Perbaikan kualitas diukur melalui persentase reduksi banyaknya produk cacat/tidak memenuhi syarat sesuai keinginan pelanggan

·         Peningkatan produktivitas dapat diukur melalui berbagai cara, seperti: jumlah produksi per jam kerja, hasil penjualan per tenaga kerja, hasil penjualan per ongkos total, dan lain-lain.

2.1.1 Strategi Implementasi System Produksi JIT

Pengembangan strategi untuk implementasi system produksi JIT dimaksudkan untuk menjamin bahwa transisi ke dalam sistem JIT akan berjalan mulus dan konsisten. Pengembangan strategi merupakan suatu proses evaluasi trhadap perubahan-perubahan yang harus dibuat dan penetapan prioritas untuk implementasi JIT. Strategi implementasi JIT mengharuskan adanya perubahan tanggung jawab dari masing-masing departemen atau fungsi dalam industri dengan berfokus pada perbaikan terus-menerus pada aspek kualitas, biaya, dan jadwal. Tanggung jawab dari beberapa fungsi utama dalam industri manufaktur yang bermaksud menerapkan sistem produksi JIT ditunjukan dalam Tabel 1.3.

Tabel 1.3. Fungsi-fungsi Manufakturing dan Tanggung Jawab untuk Implementasi JIT

No	Fungsi	Tanggung Jawab
1	Penjualan	·         Membangun kontrak jangka panjang. ·         Menetapkan waktu tunggu (lead time) yang cukup dan tepat untuk produksi guna mengantisipasi perubahan-perubahan dalam skedul / jadwal. ·         Menetapkan kebutuhan-kebutuhan pelanggan. ·         Menetapkan jadwal pengiriman. ·         Merekrut pelanggan untuk mengikuti JIT. ·         Membangun tim kerja sama dan partisipasi total (quality and productivity circle program).
2	Rekayasa Desain (Design Engineering)	·         Menetapkan fungsi produk. ·         Menetapkan keandalan produk. ·         Mendesain produk yang dapat diproses dengan mudah. ·         Menetapkan kemudahan dalam pengujian produk. ·         Mendesain produk yang meminimumkan ongkos produksi ·         Membangun tim kerja sama dan partisipasi total (quality and productivity circle program).
3	Produksi	·         Menetapkan sistem pendidikan dan pelatihan. ·         Menetapkan kualitas produk. ·         Menetapkan jadwal produksi dengan menggunakan sistem tarik (pull system) ·         Mengintegrasikan sistem produksi. ·         Menetapkan sistem pengumpulan data dan informasi umpan-balik. ·         Membangun tim kerja sama dan partisipasi total (quality and productivity circle program).
4	Pembelian	·         Menetapkan dan merekrut pemasok untuk mengikuti JIT. ·         Menetapkan kontrak pembelian material jangka panjang dengan pemasok. ·         Menetapkan jadwal pengiriman material dari pemasok. ·         Menetapkan waktu yang cukup dan tepat untuk pemasok guna mengantisipasi perubahan-perubahan dalam jadwal. ·         Menetapkan sistem pembelian material yang saling menguntungkan dengan pihak pemasok material. ·         Membangun tim kerja sama dan partisipasi total (quality and productivity circle program).
No	Fungsi	Tanggung Jawab
5	Jaminan Kualitas	·         Melakukan analisis kegagalan produk dan proses. ·         Memantau produksi. ·         Melakukan audit kualitas internal terhadap sistem manufaktur secara keseluruhan. ·         Menetapkan sistem pendidikan dan pelatihan kualitas. ·         Menetapkan sistem pengukuran dan informasi umpan-balik berkaitan dengan masalah kualitas dan produktivitas. ·         Menetapkan sistem pelaporan kualitas dan produktivitas kepada manajemen puncak dan manajemen menengah. ·         Membangun tim kerja sama dan partisipasi total (quality and productivity circle program).
6	Akuntansi	·         Menetapkan prosedur-prosedur akuntansi untuk mengoperasikan sistem JIT. ·         Menetapkan sistem yang menunjukan komitmen tinggi terutama berkaitan dengan jadwal pembayaran kepada pemasok material. ·         Membangun tim kerja sama dan partisipasi total (quality and productivity circle program).

Apabila setiap fungsi dalam proses manufakturing di atas konsisten melaksanakan JIT dengan menunjukan komotmen tinggi dalam melaksanakan tanggung jawabnya, diharapkan bahwa implementasi  JIT akan memberikan hasil-hasil yang memuaskan.

Profesor Jinichiro Nakane dari Universitas Waseda, Tokyo, pada tahun 1981 telah mengumpulkan data produktivitas tenaga kerja dan ukuran keberhasilan lain dari empat perusahaan yang dirahasiakan namanya yang telah menerapkan sistem produksi JIT. Produktivitas tenega kerja diukur berdasarkan nilai penjualan dalam yen setelah dikoreksi terhadap tingkat inflasi dibagi dengan jumlah tenaga kerja. Indikator keberhasilan penerapan sistem produksi JIT dari keempat perusahaan di Jepang itu ditunjukan dalam Tabel 1.4.   

Pada sisi lain terdapat informasi keberhasilan pengembangan sistem produksi JIT pada Jidosha Kiki Company, Ltd., Jepang, yang dimulai sejak tahun 1979 dan dicatat keberhasilannya pada tahun 1981 seperti ditunjukan dalam Tabel 1.5.

Tabel 1.4. Hasil-hasil Penerapan Sistem Produksi JIT di Jepang, 1981

Perusahaan	Lama Program JIT (Tahun)	Reduksi Inventori (% dari Keadaan Awal)	Reduksi Waktu Produksi (% dari Keadaan Awal)	Peningkatan Produktivitas Tenaga Kerja (% dari Keadaan Awal)
A B C D	3 3 4 2	45 16 30 20	40 20 25 50	50 80 60 50

Tabel 1.5. Hasil-hasil Pengembangan Sistem Produksi JIT pada Jidosha Kiki                  Company, Ltd., Jepang, 1976-1981

No	Deskripsi Hasil	Program Awal JIT 1976	Hasil pada 1981
1	Inventori (days on band): ·         Material ·         Parts yang dibeli ·         Work-in-process (WIP) ·         Barang jadi ·         Total	3,1 3,8 4,0 8,6 19,5	1,0 1,2 1,0 3,7 6,9
2	Indeks produktivitas	100	187
3	Tingkat Kecacatan: ·         Dari pemasok ·         Internal (kumulatif)	2,6 % 0,34 %	0,11 % 0,01 %
4	Waktu Setup: ·         Di atas 60 menit ·         30 – 60 menit ·         20 – 30 menit ·         10 – 20 menit ·         5 – 10 menit ·         100 detik – 5 menit ·         Di bawah 100 detik	20 % 19 % 26 % 20 % 5 % 0 % 0 %	0 % 0 % 3 % 7 % 12 % 16 % 62%

Sistem manufakturing JIT merupakan suatu pendekatan komprehensif yang melibatkan manajemen puncak dan semua karyawan dalam organisasi, guna mencapai keunggulan kompetitif di pasar global. Kerangka kerja menyeluruh dari sistem manufakturing JIT ditunjukan dalam Gambar 1.2.

Gambar 1.2. Kerangka Kerja Menyeluruh dari Sistem manufakturing JIT

Berdasarkan uraian yang dikemukakan di atas, dapat dikembangkan langkah-langkah strategi implementasi JIT dalam system manufakturing, sebagai berikut:

1. Memperoleh komitmen dari manajemen puncak. Tanpa komitmen dari manajemen puncak, implementasi dari JIT menjadi tidak efektif dan efisien.
2. Membentuk komite pengarah (steering committee) atau koordinator implementasi JIT. Komite ini akan memantau proses implementasi JIT agar sesuai dengan perencanaan guna mencapai sasaran perbaikan terus-menerus yang diinginkan.
3. Membangun tim kerja sama dan partisipasi total dari semua tingkatan manajemen dan karyawan untuk bekerja sama mencapai sasaran jangka panjang seperti: tingkat kecacatan nol (zero defect), tingkat inventori minimum (zero inventory), kepuasan pelanggan 100%, dan lain-lain.
4. Mendefinisikan rantai proses bernilai tambah, kemudian mendefinisikan proses kerja dengan menggunakan diagram alir proses. Berdasarkan hal ini kemudian diusahakan untuk menurunkan cycle time dari proses, menyeimbangkan lini proses dengan tenaga kerja dan fasilitas yang ada.
5. Mengembangkan sistem belajar terus-menerus melalui pendidikan dan pelatihan yang berfokus pada perbaikan terus-menerus terhadap proses, kualitas, produktivitas, dan profitabilitas.
6. mengidentifikasi hasil dari setiap poses, menggunakan diagram pareto untuk mengidentifikasi masalah-masalah utama dalam proses, dan mengembangkan tindakan perbaikan terus-menerus untuk menghilangkan akar penyebab dari masalah-masalah dalam proses.
7. Menerapkan sistem penjadwalan linier (linier scheduling) guna mencapai kuantitas yang sama dan seimbang dari setiap proses kerja, operasi, dan pergantian kerja (shift).
8. Mengembangkan sistem jaminan kualitas dan produktivitas yang berfokus pada eliminasi masalah-masalah kualitas dan produktivitas. Berdasarkan hal ini, diharapkan performansi perusahaan akan meningkat terus-menerus.
9. Mengembangkan sistem audit guna melaksanakan proses auditing secara teratur terhadap system JIT. Hal ini dimaksudkan untuk menjamin efektivitas dan efisiensi penerapan sistem JIT dalam perusahaan industri.

2.1.2 Contoh Implementasi JIT pada Departemen Pembelian

Pembahasan berikut akan mengemukakan contoh implementasi JIT pada departemen pembelian (Purchasing department) sebagai bagian integral dari konsep system manufacturing JIT. Sistem manufacturing JIT dikembangkan berdasarkan ide bahwa “inventori adalah pemborosan”, karena ia menutupi masalah-masalah kualitas dan biaya. Karena itu, sistem JIT dikembangkan untuk menghilangkan ketergantungan pada inventori. Eliminasi atau reduksi inventori dalam sistem manufacturing akan mampu memberikan material just-in-time ke bagian produksi untuk di transformasikan ke dalam produk akhir yang dikirim just-in-time ke pelanggan. Secara jelas hal ini berarti bahwa semua material harus berkualitas tinggi dan tidak ada yang cacat (zero defect). Dengan demikian implementasi sistem JIT pada bagian pembelian akan sangat tergantung pada kesiapan dan kesediaan dari pemasok untuk memasok material dan parts yang dibutuhkan setiap hari pada penyerahan tepat waktu. Di bawah sistem JIT, sering kali bagian pembelian hanya berurusan dengan pemasok tunggal untuk material atau part tertentu. Hal ini berdasarkan pertimbangan untuk memudahkan pengendalian terhadap pemasok itu.

Schonberger dan Ansari (1984) dalam Zenz (1994) mengemukakan dampak dari implementasi sistem JIT pada departemen pembelian terhadap kualitas seperti ditunjukan pada Tabel I.6.

Tabel I.6. Dampak dari Praktek Pembelian JIT Terhadap Kualitas

No	Aktivitas Pembelian	Praktek JIT	Dampak pada Kualitas
1	Ukuran lot (lot size)	Pembelian dalam ukuran lot yang kecil dengan frekuensi penyerahan yang lebih sering	Deteksi dan koreksi pada kecacatan lebih cepat
2	Evaluasi pemasok	Pemasok dievaluasi berdasarkan kemampuan memberikan material dan/atau parts berkualitas tinggi	Pemasok memberikan perhatian penuh pada kualitas material dan/atau parts yang diserahkan
3	Pemilihan pemasok	Pemasok tunggal dalam lokasi geografis yang berdekatan	Memudahkan kunjungan dan memberikan bantuan teknis kepada pemaok,serta menciptakan pemahaman yang lebih baik dan cepat terhadap kebutuhan kualitas
4	Spesifikasi material	Spesifikasi penuh hanya pada karakteristik material yang penting	Pemasok mempunyai pilihan yang lebih banyakl dalam desain produk dan metode manufacturing, yang berarti lebih memungkinkan untuk mempertahankan spesifikasi.
5	Ikatan kontrak	Kontrak jangka panjang dengan pemasok yang sama,membangun hubungan kemitraan yang bersifat informal	Pemaok dapat menyesuaikan biaya dari komitmen jangka panjang untuk memenuhi kebutuhan kualitas serta menjadi lebih peduli terhadap kebutuhan pembeli.
6	Inspeksi penerimaan	Pemasok bertanggung jawab penuh terhadap kualitas material, sehingga inspeksi penerimaan dapat dikurangi dan munhkin dapat dihilangkan	Membangun kualitas pada sumber (pemasok) adalah ledih efektif dan efisien
7	Kertas kerja	Sistem formal menjadi berkurang, sehingga mengurangi volume penggunaan kertas	Lebih banyak waktu yang tersedia bagi orang-orang di bagian pembelian untuk menyelesaikan masalah-masalah kualitas

            Pada sisi lain Lee dan Ansari (1985) dalam dan Ebert ( 1992) melakukan analisis konfaratif dari praktek pembelian tradisional yang bayak dilakukan oleh perusahaan prusahaan Amerika Srikat dengan produk pembelian JIT yang dilakukan oleh prusahaan prusahaan prusahaan Jepang seperti ditujukan dalam table I. 7.

Tabel I. 7. Analisis Komparatif antara Peraktek Pembelian JIT dan Tradisonal

No	Aktivitas Pembelian	Praktek PEmbelian JIT	Praktek Pembelian Tradisional
1	Ukuran lot pembelian (purchase lot size)	Pemeblian dalam ukuran lot kecil dengan prekwensi penyerahan yang lebih sering	Pembelian dalam ukuran lot besar dengan frekwensi penyerahan yang lebih sedikit/ jarang
2	Pemilihan pemasok	Berhubungan dengan pemasok tunggal untuk material dan atau part tertentu dalam lokasi geografis yang dekat berdasarkan kontark jangka panjang	Behubungan dengan bayak pemasok untuk material dan atau part tertentu berdasarkan kontrak jangka pendek
3	Evaluasi pemasok	Pemasok dievaluasi berdasarkan pada kualitas material, ferformansi penyerakan, dan harga	Pemasok dievaluasi dengan lebih menekankan pada harga material
4	Inspeksi penerimaan	Perhitungan dan inspeksi kedatangan material dikurangi dan mungkin dihilangkan; dalam hal ini tanggung jawab dialihkan kepemasok.	Pembeli bertanggung jawab untuk menerima, menghitung, dan menginpeksi kedatangan material.
5	Negosiasi dan proses kontrak	Tujuan utama adalah untuk mencapai kualitas material melalui kontrak jangka panjang dan harga yang pantas (saling menguntungkan)	Tujuan utama adalah untuk memperoleh material dengan harga yang serendah mungkin (lebih menguntungkan pembeli)
6	Penetuan mode tranportasi	Memperhatikan penyerahan tepat  waktu, sedul/ jadwal penyerahan ditentukan oleh pembeli, dan memperhatikan ongkos tarnportasi yang pantas	Lebih menekankan pada ongkos tranportasi  yang rendah dengan jadwal penyerahan ditentukan oleh pemasok
7	Spesifikasi material	Pembeli lebih percaya pada spesifikasi performansi daripada desain material, dan dalam hal ini pemasok didorong untuk menjadi lebih inovatif	Spesifikasi material ditentukan secara ketat oleh pembeli, sehingga pemasok tidak memiliki kebebasan dalam mendesain spesifikasi material; pembeli lebih percaya pada spesifikasi desain dari pada performansi material
8	Kertas kerja (paperwork)	Karena telah membina hubungan baik yang bersipat informal, pesanan pembelian yang berkaitan dengan waktu penyerahan dan kuantitas pesanan dapat dilakukan melalui telepon	Membutuhkan pesanan pembelian secara pormal dengan menggunakan formulir pesananan  pembelian. Perubahan-perubahan dalam waktu penyerahan dan kuantitas pesanan membutuhkan perubahan pada formulir pesanan pembelian (purchaseorders)
9	Pengepakan	Menggunakan container berukuran kecil untuk menampung kuantitas materian dengan spesifikasi yang tepat	Pengepakan reguler untuk setiap jenis material tanpa spesifikasi yang  jelas pada isi material

 

            Schonberger (1982) mengemukanan sejumlah karakteristik dan manfaat dari pembelian JIT (JIT purchasing) seperti ditunjukan dalam table I. 8.

Table I. 8. Beberapa karakteristik dan manfaat JIT dalam pembelian

No	Deskripsi	Karakteristik JIT
1	Komunitas	Tingkat kuantitas stabil sesuai yang diinginkan. Pengerahan dalam ukuran lot kecil dengan prekwensi lebih sering. Kontark jangka panjang, misalnya menggunakan sistem blanket purchesorder (BPO). Lebih sedikit menggunakan kertas. Kuantitas penyerahan dapat berpareasi tetapi tetap untuk bentuk kontrak keseluruhan. Pemasok didorong untuk melakukan pengepakan dalam kuantitas yang tepat. Pemasok didorong untuk mengurangi ukuran lot produksi mereka
2	Kualitas	Spesipikasi minimum. Pemasok membantu untuk memenuhi kebutuhan kualitas. Membina hubungan yang erat antara pembeli dan pemasok melalui tim kerja sama pengendalian kualitas (gugus kendali mutu). Pemasok didorong untuk menggunakan pengendalian proses dari pada mengandalkan inspeksi.
3	Pemasok	Membina hubungan dengan lebih sedikit pemasok (pemasok tunggal) dalam lokasi geografis yang dekat. Aktif menggunakan analisis nilai (value analysis) untuk memperoleh pemasok yang diinginkan serta bertahan pada harga yang kompetitif. Melakukan pengelompokan pemasok. Menjalin hubungan bisnis berulang dengan pemasok yang sama. Pemasok didorong untuk mengembangkan JIT dalam aktivitas pembelian ke pemasok mereka.
4	pengiriman	Pengiriman terjadwal dengan menggunakan mode tranfortasi yang telah dikontrak dalam jangka panjang.

No	Deskripsi	Karakteristik JIT
1	Ongkos	Ongkos penyimpanan inventori menjadi rendah. Penurunan ongkos material karena menfaat dari pengalaman belajar jangka panjang dalam menggunakan pemasok yang terbatas. Ongkos scrap menjadi berkurang, karena kecacatan telah dapat dideteksi sejak awal.
2	kualitas	Deteksi kecacatan lebih cepat, karena frekwensi penyerahan material lebih sering. Tindakan korektif pada kecacatan lebih cepat, karena setup dari pemasok lebih sering dengan ukuran lot produksi lebih kecil. Kebutuhan untuk inspeksi lebih sedikit, karena pemasok didorong menggunakan pengendalian proses. Kualitas dari material yang dibeli lebih tinggi, karena pemasok bertanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan kualitas.
3	Desain	Respons terhadap perubahan rekayasa (engginering changes) lebih cepat. Menimbulkan inovasi dalam desain, karena pemasok memiliki kebebasan tanpa terikat pada spesifikasi desain yang ketat dari pembeli.
4	Efisiensi administratif	Kebutuhan untuk kontrak lebih sedikit. Meminimumkan penggunaan kertas. Lebih sedikit pembatalan yang dilakukan. Ongkos-ongkos administrasi menjadi berkurang. Perhitungan untuk material yang diterima menjadi lebih mudah, karena pemasok menggunakan container standard berukuran tertentu. Identifikasi pesanan yang diterima lebih mudah dan tepat, karena pemasok menggunakan container yang memiliki tanda (label) jelas.
5	produktivitas	Pekerjaan ulang (rework) berkurang, karena menggunakan material berkualitas tinggi. Inspeksi material menjadi berkurang. Mengurangi keterlambatan produksi, karena penyerahan material tepat waktu dengan kualitas yang baik. Meningkatkan efisiensi pembelian, pengendalian produksi, pengendalian inventori, dan pekerjaan supervise, karena pemasok ikut bertanggung jawab menyerahkan material berkualitas tinggi pada waktu yang tepat.

2.2  Pendekatan Sistem Terintegrasi antara MRP II dan JIT

MRP II adalah sistem yang di desain khusus untuk mengelola semua sumber daya dari industry manufaktur. MRP II merupakan proses yang mengintegrasikan fungsi manufacturing dengan keuangan dan pemasaran yang memberikan alat-alat untuk pembuatan keputusan bersama diantara ketiga departemen fungsional itu. Dengan demikian MRP II merupakan suatu proses yang memberikan gambaran global kepada ketiga departemen fungsional itu tentang kebutuhan material, kapasitas, dan keuangan, untuk memenuhi perencanaan penjualan dari perusahaan.

Pada sisi lain sistem Just In Time (JIT) merupakan konsep filosofi perbaikan terus-menerus dengan cara memproduksi output yang diperlukan, pada waktu dibutuhkan oleh pelanggan, dalam jumlah sesuai kebutuhan pelanggan, pada setiap tahap proses dalam sistem produksi, dengan cara yang paling ekonomis atau paling efisien.

Melalui pengkombinasian keunggulan-keunggulan dari sitem MRP II dan JIT, perusahaan dapat menerapkan suatu sistem JIT yang akan merencanakan, meramalkan , dan mengendalikan kebutuhan material dalam perusahaan industry manufaktur itu. Dalam hal ini MPS dan MRP yanbng diturunkan dari sistem MRP II akan digunakan sebagai alat yang menerjemahkan perencanaan penjualan ke dalam jadwal produksi dan kebutuhan material. Informasi ini kemudian diberitahukan kepada bagian pembelian untuk merencanakan pembelian berdasarkan prinsip-prinsip pembelian JIT (Just-In-Time Purchasing) dan bagian produksi untuk menentukan kebutuhan actual harian ini, diterapkan sistem tarik (pull system) menggunakan kanban untuk memindahkan material atau parts pada lini produksi (Production line) dan dari pemasok.

Dengan demikian sistem terintegrasi MRP II dan JIT menunjukan bahwa sistem MRP II merupakan perencanaan dari atas ke bawah (top-down Planning). Output dari sistem MRP II dapat digunakan untuk meramalkan kebutuhan material bulanan pada basis proses demi proses. Informasi ini dapat diberikan kepada pekerja yang bertanggung jawab pada masing-masing pusat kerja (work center). Bagaimanapun juga, pekerja yang beraja dalam pusat-pusat kerja harus menggunakan informasi ini hanya sebagai ramalan produksi (production forecast), sedangkan komitmen output actual harus berdasarkan pada permintaan actual dari kanban tarik (withdrawal kanbans).

Mengigat kekuatan-kekuatan dari sistem MRP II dan JIT yang dijelaskan di atas, pembahasan dalam buku ini akan berfokus pada perencanaan dan pengendalian produksi dan inventori berdasarkan pendekatan sistem terintegrasi antara MRP II dan JIT, guna mengantarkan sistem manufacturing di Indonesia memasuki abad ke-21 yang penuh tantangan. Pendekatan sistem terintegrasi antara MRP II antara MRP II dan JIT ditunjukan dalam Gambar 1.3 sedangkan karakteristik dari sistem terintegrasi MRP II/JIT ditunjukan dalam Tabel 1.9.

Gambar 1.3 Pendekatan Sistem Terintegrasi antara MRP II dan JIT

Tabel 1.9. Karakteristik dari sistem MRP II, JIT dan MRP II/JIT

No	Karakteristik	Sistem MRP II	Sistem JIT	Sistem terintegrasi MRP II/JIT
1	BOM (Bill Of Material)	Multi-level	Single-level	Salah satu atau kombinasi keduanya
2	Stock areas	Dalam departemen atau pusat kerja (work centers)	Dalam pusat kerja (work centers)	Salah satu atau kombinasi keduanya
3	Master Production scheduling (MPS)	Jadwal tetap untuk periode perencanaan yang akan datang  (forward planning system). Periode perencanaan minimum adalah satu minggu. Berdasarkan pada permintaan yang diketahui dan ramalan-ramalan (forecast). Menggunakan sistem dorong  (Push System)	Jadwal fleksibel berdasarkan tingkat produksi harian untuk memenuhi permintaan perubahan dalam (current period planning system). Periode perencanaan minimum adalah satu hari. Berdasarkan pada permintaan yang diketahui. Menggunakan sistem tarik (pull system)	Salah satu atau kombinasi keduanya. Salah satu atau kombinasi keduanya . Salah satu atau kombinasi keduanya Salah satu atau kombinasi keduanya
4	Jenis operasi	Terutama intermitten	Terutama continuos flow	Salah satu atau kombinasi keduanya
5	Jenis dari Laporan Pengendalian Manajemen	On-line dan terperinci	Observasi fisik dengan beberapa aplikasi komputer untuk sistem kartu JIT dan bar coding	On-line dan terperinci, tetapi mampu mendukung sistem kartu JIT dan bar coding inventory
6	Inventory accounting	On-line dan terperinci Berdasarkan pada kebutuhan stock sebelum memulai produksi	Sistem kartu fisik dengan beberapa aplikasi komputer Berdasarkan pada audit fisik dari kartu kanban pada saat produksi	On-line dan terperinci, tetapi mampu mendukung sistem pemasukan data dari  kartu JIT On-line, berdasarkan pada pooled data base yang menggunakan permintaan stock untuk produksi MRP dan backflushes stock untuk produksi JIT